Procedura zgłoszeń wewnętrznych ArjoHuntleigh Polska Sp. z o.o.

Pracownicy Arjo i osoby współpracujące z nami mogą dostrzegać przypadki naruszeń i często jako pierwsi odpowiednio zareagować na pojawiające się problemy. Osoby zgłaszające naruszenia odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu, eliminowaniu, zapobieganiu i przeciwdziałaniu nadużyciom na wszystkich poziomach organizacyjnych. W celu umożliwienia ujawnianie naruszeń i realizacji działań mających na celu ich usunięcie, a także zapobieganie im w przyszłości, regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa wewnętrzną procedurę przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.

 Regulamin Zgłoszeń

Wewnętrznych

określający wewnętrzną procedurę przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami

 zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów obowiązujący w Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach

 

§1 Preambuła

1.  Pracownicy zakładu pracy lub osoby współpracujące mogą odpowiednio szybko dostrzec przypadki naruszeń i często jako pierwsi odpowiednio zareagować na pojawiające się problemy. Osoby zgłaszające naruszenia odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu, eliminowaniu, zapobieganiu i przeciwdziałaniu nadużyciom na wszystkich poziomach organizacyjnych zakładu pracy. Aby umożliwić ujawnianie naruszeń i realizację działań mających na celu ich usunięcie, a także zapobieganie im w przyszłości, konieczne jest wprowadzenie odpowiednich regulacji i przepisów.

W tym celu wprowadzony jest w Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach niniejszy Regulamin. Wskazane zostały w nim sposoby dokonywania zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości. Jednocześnie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) gwarantuje ochronę danych i tożsamości osoby zgłaszającej nieprawidłowości, stąd osoby ujawniające zauważone nieprawidłowości, nie powinny obawiać się działań odwetowych.

2.   Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania nieprawidłowości z zakresu: 

1) korupcji,

2) zamówień publicznych,

3) usług, produktów i rynków finansowych,

4) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

6) bezpieczeństwa transportu,

7) ochrony środowiska,

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

9) bezpieczeństwa żywności i pasz,

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

11) zdrowia publicznego,

12) ochrony konsumentów,

13) ochrony prywatności i danych osobowych,

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej, przez osoby fizyczne, które zgłaszają informację
o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

3.    Niniejszy Regulamin stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym do: pracownika, byłego pracownika, pracownika tymczasowego, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysty, wolontariusza, praktykanta.

4.    Osoby dokonujące zgłoszenia nieprawidłowości powinny mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponują w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez nie kwestie są prawdziwe. Wymóg ten stanowi niezbędne zabezpieczenie przed zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie.

5.    Przepisów niniejszego Regulaminu nie stosuje się do anonimowych zgłoszeń o naruszeniu prawa. Zgłoszenia anonimowe pozostawiane są bez rozpoznania, niezwłocznie usuwane i nie są ujmowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

6.    Niniejszy Regulamin oznacza akt obowiązujący w Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach. W sytuacji, gdy inne akty zakładowe Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. oraz akty obowiązujące w grupie kapitałowej, w skład której wchodzi Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o., przewidują zgłaszanie i rozpatrywanie zgłoszeń zawierających informacje o naruszeniach prawa objętych niniejszym Regulaminem, pierwszeństwo w stosowaniu ma niniejszy Regulamin. Inne ww. akty znajdują zastosowanie jedynie w zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie, pod warunkiem, że treść ww. innych aktów podlegająca ewentualnemu zastosowaniu nie jest sprzeczna z treścią niniejszego Regulaminu ani z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).

7.    Niniejszy Regulamin realizowany jest w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928), która wdraża do polskiego systemu prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 305, str. 17).

8.    Regulamin został ustalony po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach wyłonionymi w trybie przyjętym w Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach.

 

§2 Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

a)    Pracodawcy lub Spółce – należy przez to rozumieć Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach.

b)    Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin określający wewnętrzną procedurę przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami, obowiązujący w Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach.

c) Pracowniku – należy przez to rozumieć każdego Pracownika zatrudnionego u Pracodawcy na podstawie umowy o pracę.

d)  Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności Pracownika, byłego Pracownika, kandydata na Pracownika, pracownika tymczasowego, osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorców, prokurentów, akcjonariuszy lub wspólników, członków organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, także wolontariuszy i stażystów oraz praktykantów, bez względu na to czy otrzymują oni wynagrodzenie, osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

e)    Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana.

f)     Naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa zgodnie z zakresem wskazanym w §1 ust. 2. Regulaminu, sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w §1 ust. 2 Regulaminu.

g)    Informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

h)  Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat zidentyfikowanych przez Sygnalistę naruszeń prawa, za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.

i)     Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne, pisemne lub w formie e-mail przekazanie informacji na temat naruszenia prawa Pracodawcy.

j)      Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

k)  Jednostce ds. Przyjmowania Zgłoszeń – należy przez to rozumieć wewnętrzną jednostkę organizacyjna składająca się z 2 osób, upoważnioną przez Pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, w tym potwierdzania przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

l)  Komisji – należy przez to rozumieć wewnętrzny organ składający się z 3 osób, upoważniony przez Pracodawcę do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

m) Rejestrze zgłoszeń – należy przez to rozumieć rejestr zgłoszeń wewnętrznych, prowadzony przez upoważniony przez Pracodawcę podmiot tj. Jednostkę ds. Przyjmowania Zgłoszeń.

n)  Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.

o)   Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

p)   Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie osób sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).

 

§3 Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

1.    Podmiotem wewnętrznym upoważnionym przez Pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest Jednostka ds. Przyjmowania Zgłoszeń. 

2.    Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego do Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń w następujący sposób:

a)    pisemnie, pocztą zewnętrzna lub wewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „POUFNE” i umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „POUFNE” i zaadresowanej do Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń; adres do korespondencji: ul. KS. Piotra Wawrzyniaka 2, 62-052 Komorniki;

b)    w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty e-mail na adres sygnalista@arjo.com;

c)    na wniosek w ramach bezpośredniego spotkania z Jednostką ds. Przyjmowania Zgłoszeń zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku, który może być zgłoszony do Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń za pośrednictwem poczty e-mail na adres sygnalista@arjo.com lub telefonicznie pod numerem +48 885 231 263;

d)    telefonicznie pod numerem +48 885 231 263 .

3.    Jednostka ds. Przyjmowania Zgłoszeń jest bezstronna, zapewnia brak konfliktu interesów oraz niezależność w swoich działaniach.

4.    Tożsamość Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu jak i wszystkie informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób oraz treść zgłoszenia wewnętrznego objęta są poufnością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 

5.    Postępowanie prowadzi się z poszanowaniem godności i dobrego imienia osób, których ono dotyczy.                      

6.    Sygnalista, osoba której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy oraz osoby, na które wskazano w treści zgłoszenia wewnętrznego nie są stronami w postępowaniu wszczętym na skutek dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

7.    Skład Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń jest stały, składa się z dwóch osób wskazanych i upoważnionych przez Spółkę na mocy odrębnego zarządzenia. Do działania w imieniu Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń wystarczające jest działanie jednej osoby wchodzącej w jej skład.

8.    Nie może być członkiem Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń osoba, wobec której zakończone w Spółce postępowanie wykazało dokonanie naruszeń prawa.

9.    W przypadku, kiedy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy bezpośrednio osób wchodzących w skład Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń, zgłoszenia należy bezpośrednio przekazywać ustnie do Dyrektora Finansowego lub na e-mail Krzysztof.Chwalkowski@arjo.com, lub pisemnie pocztą zewnętrzną lub wewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „POUFNE” i umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „POUFNE” i zaadresowanej do Dyrektora Finansowego; adres do korespondencji: ul. Ks. Piotra Wawrzyniaka 2, 62-052 Komorniki.

10.  W celu rzetelnego i obiektywnego zbadania sprawy Sygnalista w swoim zgłoszeniu wewnętrznym powinien wskazać w szczególności:

a)    Nazwę jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne;

b)    Osoby mające związek z naruszeniem;

c)    Datę/okres występowania naruszeń;

d)    Dane Sygnalisty oraz innych osób, które mogą pomóc w ujawnieniu naruszenia;

e)    Opis sprawy oraz wszelkie informacje, fakty oraz możliwe dokumenty mające znaczenie w związku ze zgłaszanym naruszeniem;

f)     Wskazanie strat i ryzyka dla Spółki lub innych osób;

g)    Adres do kontaktu zwrotnego z Sygnalistą.

11.  Wzór zgłoszenia wewnętrznego, o którym mowa w ust. 13 powyżej, stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.

12.  Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego podając informacje, w zakresie jakim je posiada. Komisja ma prawo do kontaktu z Sygnalistą, w formie przez niego wskazanej zgodnie z ust. 10 lit. g powyżej, w przypadku, kiedy do rozpatrzenia zgłoszenia będzie potrzebnych więcej informacji, niż to pierwotnie wskazano.

13.  Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Osoby dokonujące zgłoszenia kwalifikują się do objęcia ochroną na mocy Regulaminu oraz przepisów prawa, pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego informacje na temat naruszeń prawa są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia wewnętrznego i że informacje takie są objęte zakresem stosowania Regulaminu.

14.  Jednostka ds. Przyjmowania Zgłoszeń potwierdza osobie dokonującej zgłoszenia wewnętrznego naruszeń jego przyjęcie w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że jest to niemożliwe z uwagi na to, iż Sygnalista nie wskazał danych do kontaktu zwrotnego.

15.  Postępowanie w sprawie dokonania lub możliwości dokonania naruszeń prawa prowadzi się z wyłączeniem jawności.

 

§4 Wstępna analiza zgłoszenia wewnętrznego

1.    Po wpływie zgłoszenia wewnętrznego jest ono rozpatrywane na zasadach określonych w Regulaminie, chyba że charakter i przedmiot zgłoszenia wewnętrznego wymaga rozpatrzenia go w innej procedurze/trybie przewidzianym odrębnymi regulacjami bądź przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

2.    Weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego oraz inne działania następcze podejmuje Komisja. Skład komisji jest doraźny i wybierany każdorazowo przez Pracodawcę na podstawie odrębnego zarządzenia, stosownie do tematyki objętej zgłoszeniem wewnętrznym, w celu zapewnienia niezależności, obiektywizmu i odpowiednich kompetencji osób weryfikujących zgłoszenie wewnętrzne. Jednostka ds. Przyjmowania Zgłoszeń może zaproponować Pracodawcy kandydatów do składu Komisji mając na względzie przedmiot zgłoszenia wewnętrznego.

3.    W sytuacji, kiedy w ocenie członka Komisji zaistnieją okoliczności mogące rzutować na jego bezstronność, może on zawnioskować do Pracodawcy o odwołanie go z funkcji członka Komisji. Wówczas Pracodawca powołuje w jego miejsce innego członka.

4.    Komisja rozpoczyna procedurę weryfikacji okoliczności opisanych zgłoszeniem wewnętrznym, m.in. pod kątem tego czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności zgłoszenia.

5.    Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w szczególności, gdy wstępna analiza zgłoszenia wewnętrznego wykaże, że:

a)    zgłoszenie wewnętrzne nie dotyczy Naruszenia;

b)    zgłoszenie wewnętrzne jest niewiarygodne;

c)    zgłoszenie wewnętrzne jest w sposób oczywisty nieprawdziwe;

d)    zgłoszenie wewnętrzne jest tożsame w treści z uprzednio już dokonanym i rozpatrzonym zgłoszeniem wewnętrznym i nie zawiera wskazania na nowe okoliczności względem uprzednio już dokonanego i rozpatrzonego zgłoszenia wewnętrznego;

e)    niemożliwe jest pozyskanie danych/informacji niezbędnych do prowadzenia wstępnego postepowania wyjaśniającego.

6.    Komisja informuje osobę zgłaszającą, o odstąpieniu od postepowania wyjaśniającego, w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 5 powyżej, chyba że sposób zgłoszenia wewnętrznego uniemożliwia dalszy kontakt z osobą zgłaszającą.

7.    W przypadku ustalenia, że zgłoszenie wewnętrzne nieprawidłowości zawiera fałszywe oświadczenia lub świadomie podano nieprawdę, w szczególności w złej wierze zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki w związku z fałszywym zgłoszeniem wewnętrznym. 

8.    Kiedy wstępne postępowanie wyjaśniające doprowadzi do pozytywnej weryfikacji, iż zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.

9.    Komisja może rozważyć zaangażowanie w postepowanie wyjaśniające przedstawicieli innych komórek organizacyjnych, specjalisty lub konsultanta, w sytuacji, kiedy zdaniem Komisji osoba ta posiada specjalistyczną wiedze i doświadczenie niezbędne dla rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego i wyjaśnienia nieprawidłowości. Komisja przy współpracy z ww. osobami zobowiązana będzie do zachowania poufności i udzielenia informacji wynikających ze zgłoszenia wewnętrznego tylko w zakresie niezbędnym do wydania opinii przez ww. osoby, które także zobowiązane zostaną na piśmie do zachowania poufności.

10.  Posiedzenia Komisji każdorazowo dokumentowane są w formie protokołu.

 

§5 Rozpatrywanie zgłoszenia wewnętrznego

1.    Komisja rozpatruje zgłoszenie wewnętrzne i przekazuje informację zwrotną Sygnaliście.

2.    Komisja weryfikuje zasadność zgłoszenia wewnętrznego w oparciu o obowiązujące w Spółce regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Spółki z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia wewnętrznego oraz z zastrzeżeniem zasad poufności.

3.    Komisja zobowiązana jest do wykonywania swoich obowiązków z zachowaniem należytej staranności.

4.    W przypadku, kiedy zajdzie taka konieczność, Komisja może wzywać pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia wewnętrznego, lub Sygnalistę w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek Komisji wszyscy pracownicy lub współpracownicy mają obowiązek zgłosić się na wezwanie, udostępniać dokumenty lub udzielać informacji niezbędnych w celu wyjaśnienia wszelkich okoliczności objętych zgłoszeniem wewnętrznym. 

5.    Wyjaśnienia składane przez wezwane osoby, zgodnie z ust. 4 powyżej, udokumentowane są w formie protokołu.

6.    Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, w przypadku potwierdzenia zasadności zgłoszenia wewnętrznego, Komisja, może wydać w szczególności rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących oraz co do działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu wewnętrznym naruszeń w przyszłości.  

7.    Na skutek zakończonego postępowania wyjaśniającego wydawany jest raport (dalej jako: Raport), który zawiera w szczególności: opis przedmiotu zgłoszenia wewnętrznego, opis ustalonego stanu faktycznego, opis podjętych czynności w postępowaniu wyjaśniającym, wnioski z postępowania wyjaśniającego, w szczególności czy zgłoszenie wewnętrzne jest zasadne, niezasadne, częściowo zasadne, podjęte/ rekomendowane działania naprawcze, dyscyplinujące i prewencyjne.

8.    W przypadku, kiedy zgłoszenie wewnętrzne okaże się zasadne, podejmowane są z zachowaniem należytej staranności stosowne działania następcze, w tym dyscyplinujące lub naprawcze oraz prewencyjne.

9.    Komisja w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego Sygnaliście lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego przekazuje Sygnaliście informacje zwrotną. Informacja ta obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa oraz powodów ich zastosowania.

10.  Działania następcze podejmowane w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa to ocena prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych. Środki jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa to w szczególności wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub inne działania, których celem jest wyeliminowanie naruszeń lub możliwości ich powstania w przyszłości. 

 

§6 Zakaz działań odwetowych

1.    Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. 

2.    Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowanie działania odwetowe polegające w szczególności na:

a)    odmowie nawiązania stosunku pracy,

b)    wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,

c)    nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

d)    obniżeniu wynagrodzenia za pracę,

e)    wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,

f)     pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,

g)    przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy,

h)    zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

i)      przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,

j)      niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

k)    negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,

l)      nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

m)   przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

n)    mobbingu,

o)    dyskryminacji,

p)    niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,

q)    wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

r)     nieuzasadnionym skierowaniu na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,

s)    działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego

t)     spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,

u)    wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty. 

3.    Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 2 powyżej.

4.    Jeżeli praca lub usługa świadczone były, są lub mają być przez Sygnalistę na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepisy ust. 1 – 3 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.

5.    Jeżeli praca lub usługa świadczone były, są lub mają być przez Sygnalistę na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

a)  wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

b)  nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia. 

6.    Ochrona, o której mowa w niniejszym paragrafie przysługuje wobec Sygnalisty, który działa w dobrej wierze, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

7.    Ochroną przed działaniami odwetowymi objęci są:

a)    Sygnaliści;

b)    osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z Sygnalistą, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą zatrudniającym Sygnalistę;

c)    osoby trzecie powiązane z Sygnalistą, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą,

d)    osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne powiązane z Sygnalistą, w szczególności stanowiące własność lub zatrudniające Sygnalistę.

8.    Dopuszczenie się działań odwetowych względem Sygnalisty lub w stosownych przypadkach względem osób wskazanych w ust. 4 - 7 powyżej, może oznaczać ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować w szczególności odpowiedzialnością dyscyplinarną, rozwiązaniem umowy o pracę, zakończeniem współpracy, a także odpowiedzialnością materialną.

9.    Sygnalista, który dokonał zgłoszenia i jego dane w sposób nieuprawniony zostały ujawnione, a także doświadczył w związku z tym działań odwetowych, represji, dyskryminacji, lub innych przejawów nierównego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić Jednostkę ds. Przyjmowania Zgłoszeń. 

 

§7 Rejestr zgłoszeń  

1.    Każde zgłoszenie wewnętrzne zostaje zarejestrowane w Rejestrze zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu postepowania.

2.    Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń odpowiada Jednostka ds. Przyjmowania Zgłoszeń.

3.    Rejestr zwiera:

a)    numer zgłoszenia;

b)    przedmiot naruszenia;

c)    dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

d)    adres do kontaktu Sygnalisty;

e)    datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

f)     informację o podjętych działaniach następczych; 

g)    datę zakończenia sprawy. 

4.    Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§8 Zgłoszenia zewnętrzne do organów publicznych

1.    Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego tj. bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2.    Wszelkie informacje w zakresie zgłoszeń zewnętrznych, m.in. dane kontaktowe, tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego udostępnione zostaną bezpośrednio przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organy publiczne.

 

§9 Postanowienia końcowe

1.    Za realizację oraz aktualizację Regulaminu odpowiada Spółka. 

2.    Regulamin udostępniany jest wszystkim osobom świadczącym pracę na rzecz Spółki, w tym Pracownikom oraz kontrahentom i klientom poprzez umieszczenie na stronie internetowej Spółki. 

3.    Spółka zobowiązana jest do przekazania informacji o treści Regulaminu osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

4.    Spółka informuje osoby świadczące pracę na rzecz Spółki, w tym Pracowników o wejściu w życie Regulaminu oraz dokonywanych w nim zmianach w sposób przyjęty w Spółce.

5.    Załączniki do Regulaminu stanowią:

a)    Załącznik nr 1 – wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego.

b)    Klauzula informacyjna.

6.    Administratorem danych osobowych w związku ze zgłaszanymi naruszeniami prawa jest Spółka.

7.    Regulamin wchodzi w życie 25 września 2024 roku, tj.  po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w Spółce.

 

Załącznik nr 1 – Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego:

Formularz zgłoszenia wewnętrznego

w Arjohuntleigh Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach

 

Kogo dotyczy zgłoszenie / Osoby mających związek z naruszeniem:

(można podać dane kilku osób)

Imię nazwisko: Stanowisko:   Firma:

 

Wskazanie nieprawidłowości:

 

Opis stanu faktycznego

(Na czym polegają lub mogą polegać nieprawidłowości, w jaki sposób do nich doszło, z jakiego/czyjego powodu)

 

Datę/okres oraz miejsce występowania naruszeń: 

Ewentualnie data powzięcia informacji o naruszeniach

 

Dokumenty i dowody mające znaczenie w sprawie:                    

 

Wskazanie strat i ryzyka dla Spółki lub innych osób

 

 Dane Sygnalisty

 

Adres do kontaktu zwrotnego z Sygnalistą

(adres e-mail, adres korespondencyjny)

 

Dane osób, które mogą pomóc w ujawnieniu naruszenia:

 

_____________________

data i podpis

 

Jednostka ds. Przyjmowania Zgłoszeń

 

W skład Jednostki ds. Przyjmowania Zgłoszeń Spółka powołuje:

1)    Magdalenę Bondziul,

2)    Martę Maciszewską - Malinowską.

Adres e-mail: sygnalista@arjo.com

Adres do korespondencji: ul. Ks. Piotra Wawrzyniaka 2, 62-052 Komorniki