Zásady ochrany osobních údajů uchazečů

Úvod 

Toto je oznámení o zpracování osobních údajů společnosti Arjo Czech Republic s.r.o., která je nedílnou součástí skupiny organizací Arjo se zaměřením na naše obchodní zájmy v České republice. Toto oznámení o zpracování osobních údajů se týká zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání. Společnost Arjo Czech Republic s.r.o. poskytuje příslušným zúčastněným osobám informace o tom kdo, v jakém rozsahu, kdy, kde a jak zpracovává osobní údaje, a rovněž stanoví, jaká práva mohou fyzické osoby (tj. v tomto případě vy jako uchazeč o zaměstnání) v souvislosti s těmito činnostmi zpracování uplatnit.

Kdo zpracovává osobní údaje? 

Jak je uvedeno výše, správcem údajů pro většinu našich činností zpracování je společnost Arjo Czech Republic s.r.o. Pro snazší čtení tohoto oznámení je společnost Arjo Czech Republic s.r.o. ve zbytku tohoto dokumentu označována jako Arjo. Pokud máte jakékoliv dotazy nebo připomínky týkající se vašich osobních údajů nebo chcete uplatnit svá níže popsaná práva, můžete nás jako správce údajů kontaktovat pomocí níže uvedených údajů:

Arjo Czech Republic s.r.o. 
Na Strži 1702/65, 140 00 Praha 4-Nusle  
+420 225 092 388 
dataprivacy@arjo.com

Společnost Arjo se snaží dodržovat předpisy ve všem, co dělá. Proto se neváhejte na nás obrátit, kdykoli to budete považovat za nutné, abychom s vámi mohli spolupracovat při řešení jakýchkoli vašich připomínek nebo dotazů. Jmenovali jsme místního vedoucího pro ochranu osobních údajů, který je rovněž schopen vám pomoci s případnými dotazy. Pro společnost Arjo Czech Republic s.r.o. je to:

James Stone
Analytik pro soulad s předpisy v oblasti ochrany údajů 
dataprivacy@arjo.com

Jaké osobní údaje zpracováváme? 

Typ osobních údajů, které o vás zpracováváme, závisí na řadě faktorů a v rámci výběrového řízení dochází k řadě různých procesů, do kterých jsou vaše osobní údaje zapojeny. Zpracování vašich osobních údajů zahrnuje následující údaje:

Identifikátory	Jméno a příjmení
	Pracovní pozice
Kontaktní údaje	Telefon
	E-mail
Údaje o poloze	Adresa

 

Pokud nám poskytnete svůj životopis a motivační dopis, budeme v průběhu výběrového řízení zpracovávat příslušné údaje z těchto dokumentů.

Arjo bude v rámci pracovního poměru zpracovávat citlivé údaje (např. zdravotní údaje). Arjo bude zpracovávat citlivé údaje pouze v souladu s platnými právními předpisy, pokud:

 

• Vyžadují to povinnosti a výkon konkrétních práv společnosti Arjo nebo vás samotných, jak jsou definovány v pracovním právu, právu sociálního zabezpečení a právu sociální ochrany.  
• Souvisí s osobními údaji, které jste sami poskytli.  
• Nezbytné pro zahájení, výkon nebo obhajobu právního nároku.  
• Nezbytné pro účely preventivního nebo pracovního lékařství, pro posouzení vaší pracovní schopnosti, lékařské diagnózy, poskytování zdravotních nebo sociálních služeb nebo léčby.
• Nezbytné z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví na základě právních předpisů ČR nebo EU (např. v případě pandemie).

Pokud se stanete naším zaměstnancem, poskytneme vám další informace o zpracování osobních údajů v rámci našeho pracovního poměru.

 

Proč zpracováváme osobní údaje a na jakém právním základě je zpracováváme?  

Společnost Arjo bude zpracovávat vaše osobní údaje, pokud platí alespoň jedna z následujících podmínek:  

• Zpracování je nezbytné pro provedení kroků v rámci výběrového řízení před uzavřením pracovní smlouvy ("smlouva"). 
• Zpracování je nutné pro zákonný a legitimní účel založený na právním důvodu oprávněného zájmu společnosti Arjo nebo třetí strany, s výjimkou případů, kdy převažují vaše zájmy nebo základní práva ("oprávněný zájem"). Náš oprávněný zájem spočívá v ochraně nebo vymáhání našich práv nebo nároků. V této situaci jsme provedli posouzení oprávněného zájmu, při kterém byly zváženy potřeby, očekávání, práva a svobody všech stran. Před tím, než jsme se na oprávněný zájem spolehli, jsme se ujistili, že naše zájmy jsou dostatečně přesvědčivé a nezpůsobí žádnou neoprávněnou újmu.  

Osobní údaje zahrnují všechny informace, které se vás týkají (jako fyzické osoby) nebo které lze použít k vaší identifikaci.  

Pokud navštívíte webové stránky společnosti Arjo, používáme soubory cookie k personalizaci obsahu a reklam, k poskytování funkcí sociálních sítí a k analýze návštěvnosti. Webové stránky provozuje společnost Arjo AB (publ), registrační číslo: 559092-8064. 

Více informací o používání souborů cookie se dozvíte v oznámení o souborech cookie, které je k dispozici na webových stránkách společnosti Arjo (https://www.arjo.com/cs-cz/o-nas/pravni-informace/informace-o-souborech-cookie/).  

 

Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme? 

Pokud bude vaše žádost úspěšná, zařadíme tyto záznamy do vašeho osobního spisu. Pokud bohužel ve výběrovém řízení neuspějete, budou vaše záznamy uchovávány po dobu výběrového řízení a maximálně dobu jednoho roku.  

V nepravděpodobném případě sporu mezi společností Arjo a vámi uchováme požadované údaje po dobu trvání sporu až do jeho konečného vyřešení. 

 

Kde zpracováváme osobní údaje a komu je předáváme? 

Vaše údaje jsou zpracovávány v prostředí IT společnosti Arjo a jsou zpracovávány výhradně v EU/EHP. Ke zpracování osobních údajů v rámci našich obchodních, výrobních, logistických, provozních, výzkumných a administrativních činností používáme nástroje pro ukládání dat a produktivitu Microsoft Office. 

Osobní údaje sdílíme také s partnery a v souladu s našimi regulatorními nebo zákonnými povinnostmi. Osobní údaje poskytujeme také našim externím poskytovatelům služeb, jako jsou účetní, advokátní kanceláře, daňoví poradci, pokud je to nutné pro poskytování těchto služeb společnosti Arjo. Ve všech případech budou údaje sdíleny pouze v souladu s příslušným právním základem pro zpracování. Ke sdílení údajů často dochází po posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a posouzení rizik spojených s předáváním údajů, aby bylo zajištěno, že před jakýmkoli sdílením údajů budou zavedena nezbytná ochranná a kontrolní opatření. 

 

Jak zpracováváme osobní údaje?  

Společnost Arjo uplatňuje následující postupy, aby zajistila bezpečnost a soulad při nakládání s osobními údaji a jejich zpracování: 

• Společnost Arjo má IT směrnici, směrnici o bezpečnosti informací, směrnici o ochraně osobních údajů a směrnici o používání IT zařízení. 
• Řízení přístupu na základě nejmenšího oprávnění s přezkumy přístupu prováděnými čtvrtletně, navíc každý uživatel má jedinečné a individuální uživatelské jméno, které není sdílené. 
• Administrátorský přístup mají pouze vlastníci systémů a databází, kteří mají příslušné dovednosti a školení, obvykle vedoucí pracovníci IT. 
• Robustní proces řízení změn. 

• Všechna data a systémy jsou šifrovány v klidovém stavu i při přenosu, přičemž přístup k systémům/datům je možný pouze prostřednictvím našeho řešení VPN pro každého jmenovaného uživatele. 
• Všechny třetí strany, u kterých se hostují systémy Arjo nebo na nich pracují, podléhají každoročnímu hodnocení rizik. 
• Společnost Arjo má také celkový proces řízení incidentů, který řídí náš tým řízení služeb. 
• Správa oprav; jako součást správy našich služeb. 
• Penetrační testování a správa zranitelností. 

• Každoroční audity IT prováděné třetí stranou.  

 

Jaká jsou vaše práva v souvislosti s tímto zpracováním údajů? 

Podle právních předpisů o ochraně osobních údajů máte práva, která zahrnují: 

 

• Vaše právo na přístup – Máte právo nás požádat o kopie vašich osobních údajů, které o vás zpracováváme. Díky této kopii budete moci pochopit, které vaše osobní údaje máme a zpracováváme. Právo na přístup se uplatní v případě, že záznam obsahuje informace, u nichž lze identifikovat fyzickou osobu, a tyto informace se jí týkají. To znamená, že v záznamech, které jsou vám přístupné, budou osobní údaje o jiných osobách případně redigovány, aby bylo chráněno jejich právo na soukromí. Vaše osobní údaje budou redigovány, pokud o přístup k záznamu obsahujícímu vaše osobní údaje požádá někdo jiný. Právní předpisy stanoví další výjimky, které se mohou uplatnit, například záznamy, u nichž je třeba dodržet zákonnou mlčenlivost nebo u nichž za určitých okolností existuje povinnost zachovávat mlčenlivost. Každá uplatněná výjimka bude mít příslušný právní základ a v případě potřeby vám bude vysvětlena.  

 

• Vaše právo na informace – Máte právo být informováni o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje. Toto oznámení o zpracování osobních údajů je prvotním prostředkem, jak vás informujeme o zpracování vašich osobních údajů. Další způsoby, jak vás můžeme informovat, zahrnují často kladené dotazy, smluvní ujednání a diskuse – pokud máte dotaz ohledně toho, jak zpracováváme vaše osobní údaje, můžete nás kontaktovat na adrese dataprivacy@arjo.com. 

 

• Vaše právo na opravu – Máte právo nás požádat o opravu informací, které považujete za nepřesné. Máte také právo nás požádat o doplnění informací, které považujete za neúplné. Toto právo se uplatňuje ve spojení s jednou ze zásad ochrany osobních údajů. Jakákoli žádost o opravu vašich osobních údajů bude předána a vyřízena také jakýmkoli zpracovatelem, s nímž byly vaše osobní údaje sdíleny. Tento proces je řízen námi a nebude vyžadovat žádné další kroky z vaší strany, aby bylo vaše právo uplatněno v plném rozsahu. 

 

• Vaše právo na výmaz – Máte právo nás požádat o výmaz vašich osobních údajů, pokud již nejsou nezbytné pro splnění účelu jejich zpracování nebo uchovávání nebo pokud odvoláte svůj souhlas. Společnost Arjo je povinna vést rozsáhlé záznamy v souladu s našimi zákonnými povinnostmi. Z tohoto důvodu nemusí být společnost Arjo schopna vymazat každý záznam, který je o vás zpracováván, nicméně v příslušných případech to bude vysvětleno. Jakoukoli žádost o výmaz vyřídí společnost Arjo také s jakýmkoli zpracovatelem, který pro nás zpracovává vaše osobní údaje. 

 

• Vaše právo na omezení zpracování – Máte právo nás požádat, abychom za určitých okolností omezili zpracování vašich údajů, například pokud nejsou relevantní pro plnění našich zákonných povinností. 

 

• Vaše právo vznést námitku proti zpracování – Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Toto právo lze uplatnit, pokud je právním základem oprávněný zájem, včetně profilování. V případě vznesení námitky musí společnost Arjo prokázat převažující oprávněné zájmy pro další zpracování osobních údajů pro daný účel. 

 

• Vaše právo na přenositelnost údajů – Máte právo požádat, abychom informace, které jste nám poskytli, předali jiné organizaci nebo vám. To vám umožní přenést je ve strojově čitelném formátu jinému příjemci. Právo na přenositelnost údajů se vztahuje na osobní údaje, které jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu nebo na základě plnění smlouvy. Vztahuje se pouze na takové osobní údaje, které jste společnosti Arjo poskytli sami. 

 

• Vaše právo na odvolání souhlasu – Máte právo odvolat souhlas, pokud je to zákonný základ pro zpracování vašich osobních údajů, např. pokud jsou shromažďovány pro určité marketingové aktivity. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním. 

 

Obecné informace o vašich právech najdete i na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276. 

Ve většině případů nemusíte za uplatnění svých práv platit žádné poplatky. Pokud podáte žádost, máme jeden měsíc na to, abychom vám odpověděli. Tato lhůta může být v případě potřeby prodloužena o další dva měsíce a o každém takovém prodloužení vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody prodlení. 

Pokud si přejete podat žádost, kontaktujte nás pomocí níže uvedených údajů. 

Arjo Czech Republic s.r.o. 
Na Strži 1702/65, 140 00 Praha 4-Nusle  
+420 225 092 388 
dataprivacy@arjo.com   

V neposlední řadě máte právo podat stížnost u orgánu pro ochranu osobních údajů a právo na účinnou soudní ochranu prostřednictvím soudu. Pro společnost Arjo Czech Republic s.r.o. je příslušným dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů a lze se na něj obrátit pomocí níže uvedených údajů:  

Úřad pro ochranu osobních údajů 
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 
+420 234 665 800 
posta@uoou.cz   

Pokud to není váš příslušný úřad pro ochranu osobních údajů, můžete se obrátit na váš místní úřad pro ochranu osobních údajů, který vám poradí, jak nejlépe postupovat. V některých případech, například v rámci EHP, můžete kontaktovat váš příslušný úřad pro ochranu osobních údajů a nemusíte dále komunikovat s úřadem pro ochranu osobních údajů společnosti Arjo Czech Republic s.r.o. Hlavní provozovna Arjo se nachází v Malmö ve Švédsku. Naším hlavním dozorovým úřadem je proto Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). 

Kontaktní údaje IMY jsou následující: 

Integritetsskyddsmyndigheten 
Box 8114, 104 20 Stockholm 
0046 (0)8-657 61 00 
imy@imy.se