Zásady ochrany osobních údajů obchodních partnerů

Úvodní stránka

Toto je jedno oznámení o ochraně osobních údajů pro společnost Arjo Czech Republic s.r.o., která je nedílnou součástí skupiny organizací Arjo a zaměřuje se na naše obchodní zájmy v České republice. Toto oznámení o ochraně osobních údajů se týká zpracování osobních údajů zástupců zákazníků dodavatelů, potenciálních zákazníků a uživatelů platformy Arjo Academy. Společnost Arjo Czech Republic s.r.o. poskytuje příslušným zainteresovaným stranám informace o tom, kdo, co, proč, kdy, kde a jak zpracovává naše údaje, a rovněž stanoví, jaká práva mají fyzické osoby v souvislosti s těmito činnostmi zpracování.

 

Kdo zpracovává osobní údaje?

Jak je uvedeno výše, správcem údajů pro zpracování vašich osobních údajů je společnost Arjo Czech Republic s.r.o. Pro snazší čitelnost tohoto oznámení je společnost Arjo Czech Republic s.r.o. ve zbytku tohoto dokumentu označována jako Arjo. Pokud máte jakékoliv dotazy, připomínky nebo připomínky k vašim osobním údajům, můžete nás jako správce údajů kontaktovat pomocí níže uvedených údajů:

Arjo Czech Republic s.r.o.

Škrétova 490/12, Vinohrady, 120 00 Praha 2

+420 225 092 388

dataprivacy@arjo.com.

 

Společnost Arjo se snaží dodržovat předpisy ve všem, co dělá. Proto vás vyzýváme, abyste se na nás obrátili, kdykoli to budete považovat za nutné, abychom s vámi mohli spolupracovat při řešení jakýchkoli vašich připomínek nebo obav. Jmenovali jsme místního vedoucího pro ochranu osobních údajů, který je rovněž schopen vám pomoci s případnými dotazy. Jedná se o společnost Arjo Czech Republic s.r.o:

James Stone

Data Compliance Manager

dataprivacy@arjo.com.

 

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Typ osobních údajů, které o vás zpracováváme, závisí na typu subjektu údajů a povaze našeho vztahu s vámi. Zpracování vašich osobních údajů může zahrnovat následující:

 

Zástupci zákazníků, dodavatelů, potenciální zákazníci a kontakty:

 

• Identifikátory –
  • Název
  • Název pracovní pozice
• Kontaktní údaje –
  • Telefonni číslo
  • e-mailová adresa
• Údaje o místě –
  • Adresa
  • IP adresa
• Finanční údaje (pouze v případě, že se jedná o smlouvu přímo s fyzickou osobou) –
  • DIČ
  • IČO
  • Platební údaje

Uživatelé platformy webinářů:

 

• Identifikátory –
  • Název
  • Název pracovní pozice
• Kontaktní údaje –
  • e-mailová adresa
• Údaje o místě –
  • Adresa
  • IP adresa
• zvuková / vizuální data –
  • Fotografie (pouze pokud je poskytne uživatel platformy).

Vezměte prosím na vědomí, že zpracovávané kontaktní údaje a údaje o poloze se týkají údajů používaných v rámci profesní činnosti a mohou pocházet přímo od vás nebo od zařízení, pro které pracujete. V některých případech nám zákazníci poskytují údaje o pacientech, které jsou zpracovávány pouze v případě, že je to nezbytné pro splnění účelu, pro který byly poskytnuty. 

 

Pokud navštívíte webové stránky společnosti Arjo, používáme soubory cookie k personalizaci obsahu a reklam, k poskytování funkcí sociálních sítí a k analýze návštěvnosti. Webové stránky provozuje společnost Arjo AB (publ), registrační číslo: 559092-8064.

 

Více informací o používání souborů cookie si můžete přečíst v Oznámení o souborech cookie, které je k dispozici na webových stránkách společnosti Arjo (https://www.arjo.com/cs-cz/o-nas/pravni-informace/informace-o-souborech-cookie/).

 

Proč zpracováváme osobní údaje?

Společnost Arjo zpracovává osobní údaje z níže uvedených důvodů.

Zástupci zákazníků, kontaktních osob a dodavatelů:

• Řízení výroby a distribuce našich výrobků a zařízení prostřednictvím našeho logistického dodavatelského řetězce.
• Vyřizování objednávek a požadavků našich zákazníků, jakož i poskytování podpory zástupcům zákazníků v případě stížností či problémů nebo vyřizování reklamací.
• K řízení našich právních, regulačních a zákonných povinností, jakož i k vedení přesných a spolehlivých administrativních a účetních záznamů, které zahrnují správu dotazů, obav a šetření.

Vedoucí a potenciální zákazníci:

• Prosazování našich obchodních zájmů prostřednictvím marketingových aktivit.

S výjimkou sledování úspěšnosti marketingových aktivit a používání portálu MyArjo nedochází k automatizovanému rozhodování. To zahrnuje generování profilu na základě používání našich online zdrojů, který provádí vyhodnocení. Tyto informace se používají pouze k lepšímu informování o tom, jak vás může společnost Arjo podporovat, a ke správě uspořádání portálu MyArjo. Informace se používají pouze pro tyto účely a při tomto procesu nejsou porušována žádná práva na ochranu osobních údajů ani zákonná práva. Jakékoli vyhodnocení podléhá lidské kontrole. Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy ohledně možného použití automatizovaného rozhodování, obraťte se na adresu dataprivacy@arjo.com.

 

Na jakém právním základě zpracováváme osobní údaje?

Společnost Arjo zpracovává osobní údaje pouze v případě, že pro zpracování existuje právní základ. Pro zpracování popsané v tomto oznámení o ochraně osobních údajů používá společnost Arjo následující zákonný základ pro zpracování:

Zákonný základ pro zpracování	Zpracovatelské činnosti
Váš výslovný souhlas. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Můžete tak učinit na adrese dataprivacy@arjo.com.	Marketingové aktivity včetně přímého marketingu.
Právní povinnost.	Činnosti související s našimi regulačními a zákonnými požadavky.
Oprávněné zájmy	Marketingové aktivity včetně správy našeho vztahu s vámi jako kontaktem společnosti Arjo. Zpracování osobních údajů zástupců zákazníků je nezbytné pro správu a distribuci výrobků a zařízení prostřednictvím našeho logistického dodavatelského řetězce a pro plnění objednávek a požadavků našich zákazníků.
Smlouva (pouze pokud je smlouva uzavřena přímo s vámi)	Uzavření, plnění a správa smlouvy s vámi.

 

Pokud se při zpracování vašich osobních údajů opíráme o zákonnou povinnost, je to proto, abychom zajistili splnění našich regulačních a zákonných požadavků. To je důležité pro zachování kvality služeb a produktů, na které se spoléhá mnoho zúčastněných stran.

V některých případech může být vhodným odůvodněním pro zpracování vašich osobních údajů také oprávněný zájem. Náš oprávněný zájem spočívá v zajišťování a zlepšování našich obchodních činností a také v ochraně nebo vymáhání našich práv nebo nároků. V této situaci jsme provedli posouzení oprávněného zájmu, při kterém byly zváženy potřeby, očekávání, práva a svobody všech stran. Před tím, než jsme se na oprávněný zájem spolehli, jsme se ujistili, že naše zájmy jsou dostatečně přesvědčivé a nezpůsobí žádnou neoprávněnou újmu.

Při použití souhlasu vás společnost Arjo také předem informuje o zpracování a ujistí se, že máme váš souhlas před zahájením zpracování. Máte také právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Můžete tak učinit tak, že se obrátíte na společnost Arjo na adrese dataprivacy@arjo.com nebo poštou na její adresu a dáte společnosti Arjo pokyn, že již souhlas neposkytujete.

 

Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme?

Informace uchováváme po dobu, po kterou jsou nezbytné k naplnění účelu, pro který byly shromážděny. Informace mohou být uchovávány po delší dobu, pokud to vyžadují platné právní předpisy, například nařízení Evropské unie o zdravotnických prostředcích. Společnost Arjo zavedla postupy, které zajišťují, že o vás neukládáme zbytečné informace.

Informace týkající se zástupců zákazníků, kontaktů a dodavatelů: 

• Většina obchodních, zákaznických nebo finančních informací týkajících se např. historie nákupů, objednávek a objednávek je uchovávána po dobu trvání smluvního vztahu a až 10 let po jeho ukončení.
• Pokud je mezi společností Arjo a vámi/vaší společností zahájen spor, uchováváme požadované údaje po dobu trvání sporu až do jeho konečného vyřešení.
• Jako globální organizace působící v oblasti s vysokou mírou regulace musíme v souladu s přísnými evropskými a celosvětovými regulačními povinnostmi uchovávat informace týkající se výroby, distribuce, kvality nebo výkonu jakéhokoli našeho výrobku po dobu 15 let. Osobní údaje obsažené v těchto záznamech se obvykle omezují na osobní údaje s nízkým rizikem, pokud vůbec nějaké osobní údaje existují.
• Informace týkající se případu zákaznického servisu jsou uchovávány až do vyřešení záležitosti a uchovávány v deidentifikovaném formátu po dobu 15 let.
• Informace shromážděné po udělení souhlasu jsou uchovávány po dobu, po kterou jsou relevantní, nebo nejpozději do šesti měsíců od odvolání souhlasu.

Informace o potenciálních zákaznících a potenciálních zákaznících:

• Informace shromážděné po udělení souhlasu jsou uchovávány po dobu, po kterou jsou relevantní, nebo nejpozději do šesti měsíců od odvolání souhlasu.
• Informace shromážděné pro účely organizace a správy konference/akce jsou uchovávány po dobu trvání akce a do jednoho roku po jejím skončení.

 

Kde zpracováváme osobní údaje a komu je předáváme?

Vaše osobní údaje předáváme mimo EU/EHP prostřednictvím konkrétního zpracovatele. Pokud je to relevantní, budeme se snažit předávat a zpracovávat osobní údaje pouze v zemích, kde bylo vydáno rozhodnutí o odpovídající ochraně. To znamená, že legislativní rámec ve třetí zemi poskytuje stejnou úroveň právní ochrany jako země v EU/EHP. Další informace o zemích s rozhodnutím o přiměřenosti naleznete na internetových stránkách Evropské komise. V některých případech musíme zpracovávat osobní údaje mimo tyto země, protože spolupracujeme se zpracovateli, kteří zpracovávají osobní údaje v Indii. V těchto případech jsme před uzavřením smluv o zpracování údajů včetně schválených standardních smluvních doložek provedli posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a posouzení vlivu předávání údajů, abychom určili vhodná dodatečná opatření, která je třeba zavést. V případě, že smluvní a organizační opatření budou stále nedostatečná, požádáme vás o souhlas s navrhovaným zpracováním. Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy ohledně nástrojů umožňujících naše mezinárodní předávání osobních údajů nebo chcete-li získat kopii příslušných ochranných opatření, obraťte se na adresu dataprivacy@arjo.com.

Ke správě zpracovávaných údajů používáme různé systémy a platformy a seznam klíčových zpracovatelů údajů je uveden níže:

• Advanced Applications
• AWS
• CEVA
• Digital Space
• ON24
• Salesforce
• Tech Mahindra.
• Ostatní dceřiné společnosti skupiny Arjo v rámci globálních funkcí.

Kromě toho používáme při zpracování osobních údajů v rámci našich obchodních, výrobních, logistických, provozních, výzkumných a administrativních činností nástroje pro ukládání dat a produktivitu Microsoft Office.

Osobní údaje můžeme také sdílet s partnery a v souladu s našimi regulačními nebo zákonnými povinnostmi. Ve všech případech budou údaje sdíleny pouze v souladu s příslušným zákonným základem pro zpracování. Ke sdílení údajů často dochází na základě posouzení dopadu na soukromí a posouzení rizika přenosu, aby byla před jakýmkoli sdílením údajů zajištěna nezbytná ochranná a kontrolní opatření.

 

Jak zpracováváme osobní údaje?

Společnost Arjo upravila následující postupy, které umožňují bezpečnou manipulaci s údaji a jejich zpracování v souladu s předpisy:

• Společnost Arjo má zásady IT, směrnici o bezpečnosti informací, směrnici o přijatelném používání IT zařízení a také zásady dodržování ochrany údajů.
• Řízení přístupu na základě nejmenších oprávnění s přezkumy přístupu prováděnými čtvrtletně, navíc každý uživatel bude mít jedinečné a individuální uživatelské jméno, pokud žádné není sdílené.
• Administrátorský přístup pouze pro vlastníky systémů a databází, kteří mají správné dovednosti a školení, obvykle vedoucí pracovníci IT.
• Důkladný proces řízení změn.
• Ke všem systémům, pro které je hostingové řešení určeno společností Arjo, lze přistupovat pouze prostřednictvím našeho řešení VPN. Ve všech případech jsou všechna data a systémy šifrovány v klidovém stavu i při přenosu a vyžadují jedinečné uživatelské jméno a heslo pro přístup k datům, ke kterým má každý uživatel oprávnění.
• Všechny třetí strany, které hostují systémy společnosti Arjo nebo na nich pracují, podléhají každoročnímu hodnocení rizik.
• Společnost Arjo má také celkový proces řízení incidentů, který řídí náš tým řízení služeb.
• Správa oprav; jako součást správy našich služeb.
• Pen testování a správa zranitelností.
• Audity IT prováděné každoročně třetí stranou.

 

Jaká jsou vaše práva v souvislosti s tímto zpracováním údajů?

Podle zákona o ochraně osobních údajů máte práva, která zahrnují:

• Vaše právo na přístup – Máte právo požádat nás o kopie svých osobních údajů, které o vás zpracováváme. Díky této kopii budete moci pochopit, které vaše osobní údaje máme a zpracováváme. Právo na přístup se uplatní v případě, že záznam obsahuje informace, u nichž lze identifikovat fyzickou osobu, a tyto informace se jí týkají. To znamená, že v záznamech, které jsou vám přístupné, budou osobní údaje o jiných osobách případně redigovány, aby bylo chráněno jejich právo na soukromí. Vaše osobní údaje budou redigovány, pokud o přístup k záznamu obsahujícímu vaše osobní údaje požádá někdo jiný. Právní předpisy stanoví další výjimky, které se mohou uplatnit, například záznamy, u nichž je třeba dodržet zákonnou mlčenlivost nebo u nichž za určitých okolností existuje povinnost zachovávat mlčenlivost. Každá uplatněná výjimka bude mít příslušný právní základ a v případě potřeby vám bude vysvětlena..

 

• Vaše právo být informován – Máte právo být informováni o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje. Toto oznámení o ochraně osobních údajů je prvotním prostředkem, jak vás informovat o zpracování vašich osobních údajů. Další způsoby, jak vás informovat, zahrnují často kladené dotazy, smluvní ujednání a diskuse - pokud máte dotaz ohledně toho, jak zpracováváme vaše osobní údaje, můžete nás kontaktovat písemně na adrese dataprivacy@arjo.com.

 

• Vaše právo na opravu – Máte právo nás požádat o opravu informací, které považujete za nepřesné. Máte také právo nás požádat o doplnění informací, které považujete za neúplné. Jakákoli žádost o opravu vašich osobních údajů bude předána a vyřízena také jakýmkoli zpracovatelem, s nímž byly vaše osobní údaje sdíleny. Tento proces je řízen námi a nebude vyžadovat žádné další kroky z vaší strany, aby bylo vaše právo uplatněno v plném rozsahu.

 

• Vaše právo na výmaz – Máte právo nás požádat o vymazání vašich osobních údajů, pokud již nejsou nezbytné pro splnění účelu jejich zpracování nebo uchovávání nebo pokud odvoláte svůj souhlas. Společnost Arjo je povinna vést rozsáhlé záznamy v souladu s našimi zákonnými povinnostmi. Společnost Arjo proto nemusí být schopna vymazat každý záznam, který o vás zpracovává, nicméně v relevantních případech to bude vysvětleno. Jakoukoli žádost o zapomenutí vyřídí společnost Arjo také s jakýmkoli zpracovatelem, který zpracovává vaše osobní údaje naším jménem.

 

• Vaše právo na omezení zpracování – Za určitých okolností máte právo nás požádat o omezení zpracování vašich údajů, například pokud osobní údaje nejsou relevantní pro plnění našich zákonných povinností.

 

• Vaše právo vznést námitku proti zpracování – Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Toto právo lze uplatnit, pokud je právním základem oprávněný zájem, včetně profilování. V případě vznesení námitky musí společnost Arjo prokázat přesvědčivé oprávněné zájmy pro další zpracování osobních údajů pro daný účel. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

 

• Vaše právo na přenositelnost údajů – Máte právo požádat, abychom informace, které jste nám poskytli, předali jiné organizaci nebo vám. To vám umožní předat je ve strojově čitelném formátu jinému příjemci. Právo na přenositelnost údajů se vztahuje na osobní údaje, které jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu nebo za účelem plnění smlouvy. Vztahuje se pouze na takové osobní údaje, které jste společnosti Arjo poskytli sami.

 

• Vaše právo na automatizované rozhodování – Máte právo požádat o přezkoumání jakéhokoli profilování, které je prováděno s využitím vašich osobních údajů, člověkem.

 

• Vaše právo odvolat souhlas – Máte právo odvolat souhlas v případech, kdy je to zákonný základ stanovený pro zpracování vašich osobních údajů, tj. při jejich shromažďování pro určité marketingové aktivity. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Více informací o svých právech naleznete na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese https://uoou.gov.cz/verejnost/zakladni-prirucka-k-ochrane-udaju.

Ve většině případů nemusíte za uplatnění svých práv platit žádné poplatky. Pokud podáte žádost, máme jeden měsíc na to, abychom vám odpověděli. Tato lhůta může být v případě potřeby prodloužena o další dva měsíce a o každém takovém prodloužení vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody prodlení.

Pokud si přejete podat žádost, kontaktujte nás pomocí níže uvedených údajů.

Arjo Czech Republic s.r.o.

Škrétova 490/12, Vinohrady, 120 00 Praha 2

+420 225 092 388

dataprivacy@arjo.com.

V neposlední řadě máte právo podat stížnost u orgánu pro ochranu osobních údajů a právo na účinnou soudní ochranu prostřednictvím soudu. Pro společnost Arjo Czech Republic s.r.o. je příslušným dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů a lze se na něj obrátit pomocí níže uvedených údajů:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

+420 234 665 800

posta@uoou.gov.cz

Kontakt | Úřad pro ochranu osobních údajů (gov.cz).

Pokud to není ani váš místní úřad pro ochranu osobních údajů, můžete se obrátit na místní úřad pro ochranu osobních údajů, který vám poradí, jak nejlépe postupovat. V některých případech, např. v rámci EHP, se můžete obrátit na svůj místní úřad pro ochranu osobních údajů a nemusíte dále komunikovat s úřadem pro ochranu osobních údajů společnosti Arjo Česká republika s.r.o. Hlavní provozovna společnosti Arjo se nachází v Malmö ve Švédsku. Naším hlavním dozorovým úřadem je proto Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontaktní údaje IMY jsou následující:

Integritetsskyddsmyndigheten

Box 8114, 104 20 Stockholm

0046 (0)8-657 61 00

imy@imy.se.